PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DATABASE DALAM PERUSAHAAN KECIL
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirahiim.
Segala puji dan Syukur Al-Hamdulillah kehadhirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya, dan melimpahkan nikmat dan karunianya, khususnya kepada penulis sehingga dengan inayah dan hidayahnya penulis bisa menyelesaikan Makalah ini, pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Dengan demikian saya sangat berterima kasih sekali kepada dosen yang telah memberikan bimbingan dan pencerahan ilmu dalam mata kuliah tersebut dan kepada teman-teman yang telah membantu dalam menyelesaikan Makalah ini yang penuh ceria, sebagai teman diskusi, berinteraksi pemikiran, semoga persahabatan keilmuan di antara kita selalu abadi.
Di dalam Makalah ini saya sudah berusaha memaparkan dalam bentuk yang sangat sederhana, ringkas dan sistematis serta mudah dipahami, namun demikian tentu tidak terlepas dari kesalahan dan kekurangan. Untuk itu saya berharap kritik dan saran untuk kesempurnaan
Makalah ini.
Makalah ini.
Demikianlah yang bisa saya sampaikan, atas partisipasinya saya ucapkan terima kasih.
Yogyakarta, 15 April 2012
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
Pesatnya perkembangan peradaban manusia sekarang ini, seiring dengan penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan komunikasi yang mampu menciptakan alat-alat yang mendukung perkembangan Teknologi informasi, mulai dari sistem komunikasi sampai dengan alat komunikasi yang searah maupun dua arah (interaktif). Perkembangan cara penyampaian informasi yang dikenal dengan istilah Teknologi informasi atau Information Technology (IT) bisa dikatakan telah merasuki ke segala bidang dan ke berbagai lapisan masyarakat dalam kehidupan, karena dengan dukungannya membuat organisasi/instansi dan individu/perseorangan dalam kancah dunia bisnis merasa memiliki keunggulan kompetitif (daya saing) luar biasa khususnya dalam mengaudit sistem informasi akuntansi yang berbasis pada komputerisasi guna membantu meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen dalam mengembangkan sistem yang ada maupun dalam menyusun suatu sistem yang baru menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada serta untuk perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan sehingga senantiasa memiliki sinergi untuk eksis dalam dunia bisnis.
Peranan Teknologi Informasi dalam bisnis telah mengubah secara radikal tipe pekerjaan, pekerja, organisasi bahkan sistem manajemen dalam mengelola sebuah organisasi. Semula pekerjaan banyak yang mengandalkan otot ke pekerjaan yang mengandalkan otak. Tipe pekerjaan menjadi dominan bisa memiliki peranan penting menggantikan peran manusia secara otomatis terhadap suatu siklus sistem mulai dari input, proses dan output di dalam melaksanakan aktivitas serta telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis yang memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada infrastruktur, operasi dan manajemen organisasi juga kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya serta meningkatkan fleksibilitas, sehingga tidak heran bila perusahaan berani melakukan investasi yang sangat tinggi di bidang teknologi informasi tersebut, walaupun akhirnya harus berimbas juga pada permasalahan akuntansi dan proses penyajian laporan keuangan menjadi semakin kompleks.
Peningkatan kesalahan semakin tingginya dalam penyajian laporan keuangan yang hal ini menyulitkan para users laporan keuangan dalam mengevaluasi kualitas laporan keuangan, dimana mereka harus mengandalkan laporan auditor independen atas laporan keuangan yang diaudit untuk memastikan kualitas laporan keuangan yang bersangkutan. Namun, pada kondisi di lapangan tidak banyak para auditor yang bisa memanfaatkan akses dari peranan teknologi informasi dalam mengaudit sistem informasi yang berbasis pada komputerisasi akuntansi baik pada saat input, proses sampai dengan output mengingat brainware dibidang auditor yang mengenal teknologi informasi masih relatif sedikit karena walaupun teknologi informasi sudah generalisasi dalam dunia bisnis namun tidaklah banyak yang sesuai dapat menjawab standar keilmuan misalnya dalam memenuhi kebutuhan audit sistem informasi komputerisasi akuntansi dimana peluang ini masih jarang dijama para brainware dalam mengaplikasikan kemampuannya yang benarbenar memahami ilmu ekonomi dan akuntansi yang juga diberikan keahlian dalam bidang pemrograman komputer sehingga walaupun ada harga software program aplikasi yang digunakan untuk mengaudit tersebut masih relatif tinggi.
Dalam hal ini, penulis akan membahas pokok-pokok penting terkait dengan bagaimana definisi, konsep, komponen-komponen, maupun fungsi dalam operasional Database serta pemanfaatannya dalam perusahaan kecil.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian database
Banyak sekali definisi tentang database yang diberikan oleh para pakar dibidang ini. Database terdiri dari dua penggalan suku kata yaitu Data dan Base yang artinya berbasis pada data, tetapi secara konseptual database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi dan sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan database.[1]
Menurut Gordon C. Everest , Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.
Menurut C.J. Date, Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.
- Data input adalah data yang masuk dari luar sistem
- Data output adalah data yang dihasilkan sistem
- Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem
Menurut Toni Fabbri, Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.
Menurut S. Attre, Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.
Sedangkan sumber-sumber lain menjelaskan bahwa[2]:
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga menggunakan suatu programkomputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.
B. Konsep Dasar Database[3]
Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel.
C. Komponen Database Management System (DBMS)[4]
1. Perangkat keras
DBMS dan program aplikasi memerlukan perangkat keras untuk menjalankannya. Perangkat keras terdiri dari komputer pribadi, sampai ke mainframe, atau suatu jaringan komputer.
2. Perangkat lunak
Komponen Perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS dan program aplikasi, bersama-sama dengan sistem operasi, mencakup perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan pada suatu jaringan.
3. Data
Bagi user komponen paling utama DBMS adalah adalah data. Data bertindak sebagai suatu jembatan antara komponen mesin dan komponen manusia. Database berisi kedua-duanya : data yang operasional dan meta-data.
4. Prosedur
Prosedur memuat aturan-aturan untuk mendisain dan penggunaan database. Para pemakai sistem database memerlukan dokumentasi prosedur yang berisi cara menggunakan atau menjalankan sistem itu.
5. Personil
Komponen terakhir adalah personil yang terlibat didalam sistem
D. Perangkat Untuk Membuat Database.
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa disebut dengan software (perangkat lunak).Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”.
DBMS terdiri dari dua komponen, yaitu Relational Database Management System (RDBMS) dan Overview of Database Management System (ODBMS). RDBMS meliputi Interface Drivers, SQL Engine, Transaction Engine, Relational Engine, dan Storage Engine. Sedangkan ODBMS meliputi Language Drivers,Query Engine, Transaction Engine, dan Storage Engine.
Sedangkan level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level software yang memungkinkan untuk membuat sebuah database antara lain: High Level Software dan Low Level Software.
Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force, Recital, dbFast, dbXL,Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase, dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low Level Software antara lainBtrieve dan Tsunami Record Manager.[5]
E. Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil[6]
Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu?
Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database Management System), pencarian informasi akan dapat dilakukan dengan mudah. Database Management System adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya.
Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.
Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional (Operational Database).
Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
F. Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis
Database bagi perusahaan memiliki peran sangat signifikan, baik itu untuk pengambilan keputusan dengan bantuan DSS (Decision Support System) yang sudah terbangun, untuk memberikan Value Added bagicustomer dengan kemampuannya memberikan informasi yang akurat tepat dan uptodate, dan lain sebagainya.
Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua secara manual?
Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informas.i
Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat. Pendekatan database memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, bukan hanya suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah intregasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya.
Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.[7]
DAFTAR PUSTAKA
Buku:
Yuhefizar, 2003, Dbase Management Meng. Ms Access 2003, penerbit: Elex Media Komputindo.
David M. Kroenke, 2005, Database Processing : Dasar-dasar, Desain Dan Implementasi, penerbit: Erlangga, jakarta.
Yuniar Supardi, 2003, Semua Bisa Menjadi: Programmer Java Basic Programming, Penerbit:Elex Media Komputindo,
Harianto Kristanto, 2004, Konsep Dan Perancangan Database: Buku Pegangan Kuliah, penerbit: Andi, Yogyakarta.
Sumber internet:
Pengertian Database, diambil dari http://thekicker96.wordpress.com/. diakses pada tanggal 13 april 2012.
Surahyo, Pemafaatan data base pada perusahaan, tanggal 26 Maret 2009, Diambil dari: http://surahyo.blogspot.com/2009/03/. diakses pada tanggal 14 april 2012.
Syahrullah syam, Manfaat database dalam bidang bisnis, Tanggal 18 November 2011, diambil dari: http://blog-arul.blogspot.com/2011/11/. diakses pada tanggal 14 april 2012.
komponen database management system, diambil dari: http://erickchristiady.blog.binusian.org/2010/10/13/, diakses pada tanggal 14 April 2012.
Damayanti, pengaruh dan manfaat teknologi database dalam dunia bisnis, Tanggal 24 Maret 2009, lihat dari http://damayanti.blog.binusian.org/2009/03/24/. Diakses pada tanggal 14 April 2012.
[1] Yuhefizar, 2003, Dbase Management Meng. Ms Access 2003, penerbit: Elex Media Komputindo, hal. 2.
[2] Lihat artikel dari internet: http://thekicker96.wordpress.com/pengertian-database/
[3]Lihat http://blog-arul.blogspot.com/2011/11/manfaat-database-dalam-bidang-bisnis
[4]Lihat http://erickchristiady.blog.binusian.org/2010/10/13/5-komponen-database-management-system-dbms/
[5] Yuniar Supardi, 2003, Semua Bisa Menjadi: Programmer Java Basic Programming, Penerbit:Elex Media Komputindo, hal.455
[6]Lihatt artikel dimuat di Harian Jogja edisi 22 Maret 2009 oleh Surahyo Sumarsono
