Sistem manajemen basis data

BAB I

PENDAHULUAN

Pesatnya perkembangan peradaban manusia sekarang  ini, seiring dengan penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan komunikasi yang mampu menciptakan alat-alat yang mendukung perkembangan Teknologi informasi, mulai dari sistem komunikasi sampai dengan alat komunikasi yang searah maupun dua arah (interaktif). Perkembangan cara penyampaian informasi yang dikenal dengan istilah Teknologi informasi atau Information Technology (IT) bisa dikatakan telah merasuki ke segala bidang dan ke berbagai lapisan masyarakat dalam kehidupan, karena dengan dukungannya membuat organisasi/instansi dan individu/perseorangan dalam kancah dunia bisnis merasa memiliki keunggulan kompetitif (daya saing) luar biasa khususnya dalam mengaudit sistem informasi akuntansi yang berbasis pada komputerisasi guna membantu meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen dalam mengembangkan sistem yang ada maupun dalam menyusun suatu sistem yang baru menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada serta untuk perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan sehingga senantiasa memiliki sinergi untuk eksis dalam dunia bisnis.

Peranan Teknologi Informasi dalam bisnis telah mengubah secara radikal tipe pekerjaan, pekerja, organisasi bahkan sistem manajemen dalam mengelola sebuah organisasi. Semula pekerjaan banyak yang mengandalkan otot ke pekerjaan yang mengandalkan otak. Tipe pekerjaan menjadi dominan bisa memiliki peranan penting menggantikan peran manusia secara otomatis terhadap suatu siklus sistem mulai dari input, proses dan output di dalam melaksanakan aktivitas serta telah  menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-
kegiatan bisnis yang memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada infrastruktur, operasi dan manajemen organisasi juga kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya serta meningkatkan fleksibilitas, sehingga tidak heran bila perusahaan berani melakukan investasi yang sangat tinggi di bidang teknologi informasi tersebut, walaupun akhirnya harus berimbas juga pada permasalahan akuntansi dan proses penyajian laporan keuangan menjadi semakin kompleks.

Peningkatan  kesalahan semakin tingginya dalam penyajian laporan keuangan yang hal ini menyulitkan para users laporan keuangan dalam mengevaluasi kualitas laporan keuangan, dimana mereka harus mengandalkan laporan auditor independen atas laporan keuangan yang diaudit untuk memastikan kualitas laporan keuangan yang bersangkutan. Namun, pada kondisi di lapangan tidak banyak para auditor yang bisa memanfaatkan akses dari peranan teknologi informasi dalam mengaudit sistem informasi yang berbasis pada komputerisasi akuntansi baik pada saat input, proses sampai dengan output mengingat brainware dibidang auditor yang mengenal teknologi informasi masih relatif sedikit karena walaupun teknologi informasi sudah generalisasi dalam dunia bisnis namun tidaklah banyak yang sesuai dapat menjawab standar keilmuan misalnya dalam memenuhi kebutuhan audit sistem informasi komputerisasi akuntansi dimana peluang ini masih jarang dijama para brainware dalam mengaplikasikan kemampuannya yang benarbenar memahami ilmu ekonomi dan akuntansi yang juga diberikan keahlian dalam bidang pemrograman komputer sehingga walaupun ada harga software program aplikasi yang digunakan untuk mengaudit tersebut masih relatif tinggi.

Dalam hal ini, penulis akan membahas pokok-pokok penting terkait dengan bagaimana definisi Sistem Manajemen Basis Data, konsep, komponen-komponen, maupun fungsi dalam operasional Database serta pemanfaatannya dalam perusahaan.

BAB I

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Sistem manajemen basis data[1]

Basis data atau database, berasal dari kata basis dan data, adapun pengertian dari kedua pengertian tersebut adalah sebagai berikut :

·         Basis : dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.

·         Data : representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Dari kedua pengertian tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan  bahwa pengertian dari   Basis Data adalah   Kumpulan file / table yang saling berelasi (berhubungan)  yang disimpan dalam media penyimpanan  eletronik. Dapat dikatakan pengertian lain dari basis data  adalah koleksi  terpadu dari  data  yang  saling  berkaita yang di ancang untuk memenuhi kebutuhan  informasi  suatu  enterprise (dunia  usaha). Dari pengertian  tersebut dapat diambil kesimpulan  pada masing – masing table / file didalam database berfungsi untuk menampung / menyimpan data – data, dimana masing – masing data yang ada pada table / filetersebut saling berhubungan dengan satu sama lainnya.

Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1.1, terlihat bahwa pada gambar diatas itu bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari tersebut  dapat  menyimpan dokumen-dokumen manual yang terdiri dari lembaran–lembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan dalam menelusuri data–data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan petugas harus mencari lembaran–lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan ini sangat menyita waktu.

Sedangkan kalau kita bicara basis data, maka seluruh data – data disimpan dalam basis data pada masing–masing table/ file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.

Lemari arsip di sebuah ruang

Basis Data di sebuah hardisk

Gambar 1.1.  Lemari Arsip dan Basis Data

Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1(satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/ pemilahan/ pengelompokan/ pengorganisasian data yang akan disimpan  sesuai dengan fungsi/ jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file/ table terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut.

B.     Stuktur Hirarki Basis Data[2]

1.      Komponen dasar basis data

Bagian pembentuk basis data terdiri dari 4 komponen utama, yaitu :

·      Data

Data dalam basis data mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

Ø  Data disimpan secara terintegrasi (integrated)

Ø  Data dapat dipakai secara bersama-sama (shared)

·      Hardware

Terdiri dari semua peralatan perangkat keras komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem database .

·      Software

Berfungsi sebagai perantara (interface) anatara user dengan data fisik pada database.

·      Brainware

·      Pemakai database dibagi atas 3 klasifikasi, yaitu :

Ø  Database Administrator (DBA)

Ø  Programmer

Ø  End-user

2.      Fungsi / syarat database

Pembuatan database mempunyai tujuan untuk mengatasi beberapa masalah pada pengelolaan data, yaitu :

·         Redudansi dan inkonsistensi data

·         kesulitan pengaksesan data

·         Isolasi data untuk standarisasi

·         Multiple user

·         Masalah security

·         Masalah integrasi

·         Masalah data independence

3.      Istilah-istilah dalam database 

·         Entity :

Orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.

·         Atribute :

Sebutan untuk mewakili suatu entity atau nama tertentu yang dapat memberikan karakteristik dari suatu entity.

·         Data value :

Data aktual atau informasi yang dismpan pada tiap data elemen atau atribut.

·         Record/tuple :

Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.

·         File :

Kumpulan record-record sejenis yang mempunya pajang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya.

·         Database :

Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi atau organisasi dalam batasan tertentu.

·         Database Management System :

Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya.

4.      Struktur basis data

Bagaimana sebuah basis data dapat dimengerti oleh user/pemakai maka ia dikelompokkan dalam berbagai tingkatan yang disesuaikan dengan pandangan dari user dalam menggunakan database. Tingkatan tersebut dibagi menjadi 3, yaitu :

·         Level fisik

·         Level konseptual

·         Level eksternal

C.    SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA[3]

Setiap model DBMS mencapai tujuan ini dengan cara yang berbeda, tetapi ada beberapa ciri yang umum, di antaranya :

1.      Pengembangan program. DBMS berisi peranti lunak pengembangan aplikasi (application development software). Baik pemrogram aupun pengguna akhir dapat menggunakan fitur ini guna menciptakan aplikasi untuk mengakses basis data.

2.      Cadangan dan pemulihan. DBMS secara berkala

3.      Cadangan dan pemulihan. DBMS secara berkala membuat file-file cadangan untuk basis data fisik. Jika terjadi keusakan (kegagalandisket, kesalahan program, atau tidak kejahaan) yang menyebabkan basis data tidak dapat diguanakan, DBMS dapat pulih ke versi sebelumnya yang dianggap benar.

4.      Penggunaan basis data untuk pelaporan. Fitur ini mencatat data statistic tentang data yang sedang digunakan, siapa yang menggunakannya.

5.      Akses basis data. Fitur yang paling penting dari DBMS adalah memungkinkan pengguna yang memiliki otorisasi untuk mengakses basis data.

Ø  BAHASA DEFINISI DATA

Bahasa definisi data (data definition language-DDL) adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk untuk mendefinisikan basis data fisik ke DBMS. Terdapat tiga tingkat, yang disebut tampilan (view), dalam definisi ini, yaitu :

·      Tampilan Internal yaitu menyajikan pengaturan record secara fisik dalam basis data.

·      Tampilan Konseptual (Skema) yaitu menyajikan basis data secara logis dan secara abstrak, bukan bagaimana basis data itu secara fisik disimpan.

·      Tampilan Pengguna (Subskema) yaitu mendefinisikan bagaimana seorang pengguna melihat basis data.

Ø  BAHASA MANIPULASI DATA

Bahasa manipulasi data (data manipulation language- DML) adalah bahasa pemograman kepemilikan yang digunakan oleh DBMS tertentu untuk mengambil, memproses, dan menyimpan data.

Ø  BAHASA PERMINTAAN DATA

Bahasa permintaan terstruktur (structured query language—SQL) merupakan bahasa generasi keempat dan bahasa nonprocedural dengan banyak perintah yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan, mengambil, dan memodifikasi data dengan mudah.

Ø  ADMINISTRATOR BASIS DATA

Administrator basis data (data administrator—DBA) bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya basis data. Ketika kebutuhan informasi meningkat, para pengguna mengirimkan permintaan formal untuk aplikasi komputer kepada para profesional system (pemprogram) organisasi. Permintaan ini ditangani melalui prosedur pengembangan system formal, yang menghasilkan aplikasi terprogram.

Ø  KAMUS DATA

Salah satu komponen kunci dari Database Management System (DBMS) adalah kamus data, yang mencakup  informasi mengenai struktur database. Kamus data (data dictionary) menjelaskan setiap elemen data yang terdapat dalam basis data. Fungsi ini memungkinkan semua pengguna  (pemprogram) untuk berbagi tampilan yang sama terdapat sumber daya data sehingga sangat membantu dalam menganalisis kebutuhan pengguna.

Ø  BASIS DATA FISIK

Pendekatan ini merupakan tingkat terendah dari basis data. Data base tersusun dari titik-titik magnetis pada disket magnetis. Di tingkat fisik, basis data merupakan kumpulan record dan file. Basis data relasional didasarkan pada struktur file berurutan berindeks (indexed sequential file).

D.    Pemanfaatan Database pada Perusahaan[4]

Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu?

Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database Management System), pencarian informasi akan dapat dilakukan dengan mudah. Database Management System adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya.

Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.

Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional (Operational Database).

Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informas.i

Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat. Pendekatan database memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, bukan hanya suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah intregasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya.

Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.^[5]

---

[1] Lihat artikel dari https://hamidzic.wordpress.com/2011/02/07/bab-1-pengertian-sistem-manajemen-basis-data/ diakses taggal 09 Mei 2012

[2]Lihat http://elsyaariyantika.blogspot.com/2011/04/struktur-hirarki-basis-data.html Diakses tanggal 09 Mei 2012

[3] Lihat doc dari http://pksm.mercubuana.ac.id/new/elearning/files_modul/32013-1-240035785670.doc Diakses tanggal 09 Mei 2012

[4]Lihatt  artikel dimuat di Harian Jogja edisi 22 Maret 2009 oleh Surahyo Sumarsono

[5] Lihat http://damayanti.blog.binusian.org/2009/03/24/pengaruh-dan-manfaat-teknologi-database-dalam-dunia-bisnis/ Diakses tanggal 09 Mei 2012